結婚式から二次会まで使えるWEB招待状サービス徹底比較！
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結婚式二次会の受付を効率よく行う方法

結婚式二次会の受付は、二次会の成功の重要な鍵を握る大切なポジションですよね。 二次会のゲストは新郎新婦の親しい友人たちになりますので、限られた時間の中で二次会をより楽しんでもらえるように、ゲストをお待たせすることなくスムーズで効率のよい受付を行ないたいものです。 そこで、効率よく結婚式の二次会の受付を行なうにはどうすればよいか、その方法について調べてみることにしましょう。

結婚式二次会の受付は誰に頼む？

結婚式二次会の受付ですが、誰に頼むのが良いのでしょうか？
受付を学生時代の親しい友人や、仲の良い同僚にお願いする方が多いのではないでしょうか？

受付を決める方法としては、先に幹事のメンバーを決めてそのメンバーの中で決めてもらう方法と、幹事のメンバーとは別の人に新郎新婦から依頼する方法があります。
どちらの方法で受付の人を決めるかは、事前に幹事と話し合って決めておくことをおススメします。
また、結婚式の二次会をスムーズに行なうために、打ち合わせを事前に幹事のメンバーと受付のメンバーとで行なう必要が出て来るケースもありますので、お互いに連絡を取ることが出来る人たちに依頼した方がベターと言えます。

どちらの方法で頼むとしても、人には向き不向きがありますので、受付に向いている人にお願いするようにした方が良いでしょう。ではどんな人が受付として向いているのでしょうか？考えてみることにしましょう。

結婚式の二次会は、親しい友人たちが集まって行ないますので、どちらかというとホームパーティーのような雰囲気で行なうケースが多くなります。
そのため、あまりかしこまり過ぎた雰囲気というよりも、フレンドリーで明るい雰囲気で対応してくれる人の方が向いている場合が多いようです。
そうは言っても、ゲスト同士は初対面というケースもありますので、カジュアルになり過ぎずにキチンとした対応が出来ることも大切なポイントになります。
また、会費の受取もお願いするケースもありますので、そうした受取もこなすことの出来る信頼性の高さという点も重要になって来ます。
ゲストの人数によって受付の人数も決まって来ますので、なるべく早い段階でゲストの人数を決めておくことをおススメします。
ゲストの人数が20名～30名位の場合、受付は2人位で十分でしょう。50名位の場合は、3人位お願いしておいた方が良いでしょう。ゲストが100名位の場合は、5人位にお願いした方が良いかも知れません。  

 

二次会の受付を頼まれたら、この流れで対応しよう！

それでは、二次会の受付の流れについて確認しておくことにしましょう。受付は次のような流れで行ないます。

  • 第1ステップ：　ゲストの名前を確認して、ゲストリストをチェックする。
  • 第2ステップ：　会費の受取。
  • 第3ステップ：　クロークへのお預かりが必要な物がないか確認し、必要があればお預かりする。
  • 第4ステップ：　ゲストへのお渡し物のお渡し。
  • 第5ステップ：　新郎新婦へのメッセージカード等を用意している場合は、記入を依頼する。
  • 第6ステップ：　会場へのご案内。

受付で行なうことは、かなり多いですよね。これら全てを短い時間でスムーズに行なうのは結構大変かも知れません。

受付に3名位いる場合は、それぞれに役割分担を決めて対応する方法もおススメです。例えば、ゲストの名前を確認してゲストリストをチェックして会費の受け取りを担当する人と、ゲストからのお預かり物とゲストへのお渡し物を担当する人、新郎新婦へのメッセージカード等の記入を依頼して会場への案内を担当する人と言った具合に、受付の人数に応じて役割分担を行なうことで、受付の対応がスムーズになります。


二次会の受付の役割を少しシンプルにする方法として、「WEB招待状アプリ」を利用してみてはいかがでしょうか？WEB招待状アプリは、招待状の作成を行なうことが出来るだけではありません。他にも様々な便利な機能がついています。

人気のアプリとして「楽々ウェディング招待状」、「WEDDING DAY」、「ビルーチェ」、「DEAR」があります。これらのアプリを利用すれば、出欠管理も行なうことが出来る上に、ゲストリストとしてExcel等でダウンロードすることも可能です。

中でも、「楽々ウェディング招待状」は全ての機能を無料で利用することが出来て内容もとても充実しています。「スマホDe受付」という、より簡単に受付を行なうことが可能な機能も搭載されていますので受付をよりシンプルでスムーズに行なうことが出来るようになります。

具体的な「スマホDe受付」の機能として、

・楽々ウェディング招待状で出席の確認をしたゲストのデータをもとに受付名簿を簡単に作成できる！
・受付名簿の検索ができるから、初めて会うゲストでもすぐに名前を見つける事が可能！
・受付済みのゲストを元に現在の集金状況の確認が可能！
・複数人のスマホで共有可能！リアルタイムで更新されるから複数人受付が居ても便利！
などがあります。とても便利なので、ぜひご利用してみてくださいね。

また、WEB招待状アプリでは、会費の事前決済サービスシステムを利用することも可能です。事前決済サービスシステムを利用することで、受付での現金の受け渡しを行なう必要がなくなります。現金の受け渡しと保管管理は受付の役割の中で最も神経を使うものですし、事前に釣銭の用意も行なっておく必要があります。

事前決済サービスを利用することで、現金の受け渡しと管理を行なう必要がなくなり、精神的負担は随分と軽減されることになります。幹事の方と事前決済サービスの利用について、事前に相談してみても良いのではないでしょうか？

結婚式二次会の受付をより効率よく行なう方法として、様々な機能が搭載された「WEB招待状アプリ」の利用をおススメします。