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幹事さん必見！結婚式二次会で準備しないといけないこととは？
幹事さん必見！結婚式二次会で準備しないといけないこととは？
結婚式が決まったら、新郎新婦は多忙なスケジュールをこなしていかなくてはなりません。結婚式場を決め、ドレスや引き出物を決めるだけでなく、招待客を決めて席次を決めるなど、やることが次から次へと押し寄せてきます。
結婚式の二次会を予定しているなら二次会の会場探しや会費をどうするか、それだけでなく新居を見つけたり、引越しの準備までしなくてはならないので、新郎新婦はまさにパニック状態！
少しでも結婚式をスムーズに挙げるためには二次会の幹事さんを見つけたり、参加者の集計などはWEBサービスを使うなどして、なるべく自分たちの負担を軽減できるようにしたいですね。
特に二次会は参加者がドタキャンしたり、会費を全員から徴収できているかなどトラブルが多いもの。そこで結婚式の二次会を成功させるためにやっておくべきことについて、いろいろ紹介していきます。
幹事さん選びは慎重に！
結婚式の二次会は新郎新婦が企画して実施する場合と、新郎新婦の友人が企画して行う場合があります。友人たちが企画している場合、新郎新婦は何もする必要はありませんが、自分たちが企画した場合は会場探しや幹事さんを見つけなくてはなりません。
幹事さんが会場を探してくれる場合もありますが、新郎新婦の意志にそぐわないこともありますので、幹事さんが見つけてくれるときでも事前に一度会場のチェックをしておくことが必要です。
二次会を成功させるには、幹事さんに誰を選ぶかが大きなポイントとなってきます。会場探しや参加者の集計、当日の進行だけでなく会計までも依頼することになりますので、信頼できる人に幹事さんをお願いしたほうが良いでしょう。
実際に二次会の幹事を依頼する場合、ほとんどが仲の良い友人に頼むようです。新郎の友人に頼む人が多いようですが、新郎新婦両方の友人に依頼することもあるようですね。
幹事さんは何かとやることが多いので、できれば最低でも2名は確保しておきたいところ。新郎側と新婦側で2名ずつ用意していると、各自で役割分担ができますね。
新郎新婦でお互いに幹事をたてる場合、初対面同士になることも少なくありません。新郎新婦が事前に幹事さんを引き合わせるセッティングをし、会計は誰がするのかなどを決めておきましょう。
二次会に必要となる費用は幹事さんが参加者を集うのか、新郎新婦が集うのかで変わってきます。幹事さんが直接参加者を集う場合、参加費の集計は任せておいたほうが新郎新婦も時間を有効活用できるでしょう。
どうしても幹事さんが見つからない場合は、二次会運営サービス会社に依頼してみるのはいかがでしょうか。最近では二次会専用のサービスを行っている会社も多いので、早めに見積もり依頼をして検討しましょう。
まずは二次会の準備リストを作ろう！
二次会を行う場合、準備をしておくことが山積みです。招待客のリストアップや会場探し、会場の下見や幹事の役割分担など、やるべきことがたくさん！
一体どこから手を付ければ良いか幹事さんがパニックになるのは目に見えています。スムーズに二次会を迎えるには、当日までに何をしなくてはならないのかリストを作ることが大切です。
スケジュール管理も同時にできるので、やるべきことをリストアップしておきましょう。
幹事が最初に行わなくてはならないのが、ゲストのリストアップです。結婚式が重なる時期や年末年始、長期休暇中などは参加できないゲストも多いので、どれほど参加するのか予見しておかなくてはなりません。人数設定が決まっていないと会場探しもできませんので、早めにリストアップしておきましょう。
次に必要になってくるのが会場探しです。結婚式の多い時期だと既に予約でいっぱいになっていることも考えられますので、早めに会場探しと下見はしておきたいものですね。
当日の3カ月前までには会計担当を決め、会場を決めましょう。
二次会の1カ月から2カ月前までには、ゲストに招待状を送らなければなりません。
結婚式ならペーパーの招待状で送らなければ失礼にあたることもありますが、二次会は気さくな関係の相手に送ることが多いもの。ペーパーだと出欠をとるのも手間取りますので、便利なWEB招待状を利用して招待状を送ると良いでしょう。
出欠が集計できたら次は二次会の予算を決めていきます。二次会での演出や企画を決めるとともに、景品や備品に必要な費用を計算していきましょう。
当日までに必要な備品や景品を購入しておき、会場に最終的な人数を伝え、設備などに不具合がないかもチェックします。
二次会当日はお店への挨拶を忘れないことと、受付や会計、参加者名簿のチェック、会場の案内係など役割分担をしながら二次会を滞りなく進行していきます。二次会終了後は清算や後片付け、お店の人に挨拶、三次会に移動するならその誘導をするまでが幹事さんの仕事になります。
幹事さんはいろいろ仕事が多いので、こうしたやるべきことをリストアップしておくことで、ミスを防ぐことができますよ！
ゲストの出欠はWEB招待状を上手に活用！
幹事さんの仕事の中で一番面倒ともいえるのが、ゲストの出欠の集計です。ペーパーやメールで出欠をとった場合、手作業で集計をとらなくてはなりませんので、とても時間がかかります。
WEB招待状サービスを利用すれば、こうした幹事さんの手間暇を解消することができます！
出欠の集計機能もついており、ゲストのリストをプリントアウトできるので、当日に招待客名簿として利用することも可能です。また、幹事さんに嬉しい事前決済機能もついてます。「楽々WEB招待状」はこうした機能が全て無料で利用することができます。
無料でWEB招待状を利用したいなら、「WEDINGDAY」はいかがでしょうか。
出欠管理機能やゲストから事前に会費を支払ってもらえる、かんたん会費支払い機能もありますので、二次会当日にお金のトラブルを起こすこともありません。
業界初のご祝儀事前決済機能もありますので、新郎新婦と連動して利用するのもありですね。
出欠管理やSNSに連携した機能もありますが、ゲスト数に制限があるので増やしたい人は有料プランを利用してくださいね。
会費を支払っていないのは誰！？ こんなトラブルもWEB招待状なら簡単に解消！
二次会で起きやすいトラブルというと、お金を払っていない人がいるなどの会計トラブルではないでしょうか。名簿でチェックしていたはずなのに、いつの間にか人数が増えていたりと、会計にまつわるトラブルは多いもの。お酒も入っていることで、ゲストも支払ったかどうかを覚えていないことも考えられますよね。
WEB招待状サービスなら事前にゲストから会費を徴収できる決済システムが利用できるので、こうしたトラブルを減らすことができます。
上記で紹介したWEB招待状サービスの中には、会費を事前に決済できる機能を利用できるものもあります。
「楽々WEB招待状」は無料で会費のクレジット決済が可能なので、忙しい幹事さんにとって心強いサービスになります。
先に会費を集めておくことで、幹事さんが先に負担していなくてはならない費用などを軽減できるだけではなく、二次会に多いドタキャンを減らすこともできます。また、ゲストもクレジット決済を利用することで支払い方を選択できますので、お金のやりくりもしやすくなります。